연락처

어떤 메시지를 받는가

Conf Notes는 개인이 운영하는 큐레이션 아카이브이지만 이 자리로 도착하는 메시지의 결은 사실 두 갈래로 나뉜다. 하나는 편지의 사실 관계에 대한 정정 요청이나 보완 제안이다. 학회의 개최지, 회차 번호, 발표 트랙 구성, 등록비 구간이 편지에 잘못 적혀 있을 때 그 지점을 정확한 근거와 함께 알려주는 메시지가 여기 속한다. 오래된 편지일수록 사실 관계가 흔들리기 쉬워서 이 종류의 메시지가 도착하면 우선순위를 높게 두고 확인한다. 다른 하나는 새로운 학회 제안이다. 국내 커뮤니티가 자발적으로 여는 세미나 자리 중에서 조용히 알려지지 않은 채로 넘어가는 자리가 많은데 이런 자리를 발견한 참석자가 직접 알려주는 경우가 있다. 학회 주최 측에서 오는 안내 메일도 이 갈래로 분류된다.

상호 링크나 게스트 편지 제안도 받는다. 다만 이 아카이브는 편지 형식과 학술 큐레이션 톤을 지키는 자리라서 통상적인 상호 링크 요청에는 응하지 않는 편이다. 개발자 커뮤니티 블로그나 학회 참관기를 오래 써온 개인 아카이브에서 오는 제안이라면 사이트 성격을 살펴본 뒤 회신한다. 답장에는 며칠에서 길게는 두어 주가 걸릴 수 있다. 편지를 쓰는 사람과 메일을 관리하는 사람이 같은 한 명이라서 학회 시즌이 몰리는 봄과 가을에는 회신 속도가 느려진다.

메시지를 남기는 방법

메일 주소는 편지에 담긴 연락처 안내에 따라 전달된다. 스팸 필터가 강한 편이라 제목에 간단한 학회명이나 도시 이름을 넣어주면 도착 확률이 높다. 본문에는 어떤 편지에 대한 이야기인지 편지 제목이나 주소를 함께 남겨주면 좋다. 사실 관계 정정 요청이라면 근거 자료의 링크나 이미지 캡처를 함께 첨부해주면 확인이 빠르다. 학회 제안이라면 그 학회의 공식 홈페이지 주소, 개최 시기, 예상 참여 규모 정도만 있어도 검토가 시작된다.

한 번의 메시지에 여러 학회를 함께 제안해도 무방하다. 다만 한 통의 메일에 열 개 이상의 학회를 나열하는 경우에는 각 학회의 우선순위를 따로 표기해주면 좋다. 이 아카이브는 한 편의 편지에 한 학회를 다루는 원칙을 지키고 있어서 대량 제안이 오면 그중 몇 개를 골라 순서대로 다루게 된다. 익명 제보도 받는다. 학회의 스폰서 관계에 관한 정정이나 조직 위원회 내부의 사실 확인 요청 같은 민감한 제보의 경우 발신자 정보가 밝혀지지 않도록 주의를 기울인다.

답장에 관하여

모든 메시지에 답장을 보내지는 못한다. 짧게라도 확인 답장이 필요한 경우 메일 본문에 그 부분을 명시해주면 최소한의 도착 확인 회신을 남긴다. 편지 본문의 오탈자 신고에 대해서는 별도의 답장 대신 편지 하단의 갱신 표시로 감사를 대신하는 경우가 있다. 학회 제안이 편지 주제로 채택되지 못하는 경우에도 별도의 거절 답장을 하지 않는 편이다. 채택되지 않은 이유는 대체로 참관 가능한 시기가 겹치지 않거나 이미 다뤄진 학회의 다음 회차라서 편지의 신선함이 떨어진다는 판단 때문이다.

영어로 오는 메일도 열어보지만 회신은 주로 한국어로 이루어진다. 이 아카이브의 편지가 전부 한국어로 쓰이는 이유와 같은 맥락이다. 영어 회신이 반드시 필요한 경우에는 메일 본문에 그 부분을 밝혀주면 짧은 영어 회신을 붙인다. 다른 언어로 오는 메일에는 회신하지 못한다.

보내지 말아 달라는 것

홍보 대행사가 발송하는 대량 프레스 릴리스 메일은 이 아카이브의 성격과 맞지 않는다. 학회 주최 기관이 직접 보내는 초청 메일은 환영하지만 대행사를 거친 홍보 메일에는 회신하지 않는다. 채용 관련 메일도 회신하지 않는다. 이 아카이브는 채용 창구가 아니고 발신자의 이력서 보관소도 아니다. 컨퍼런스 티켓 구매 대행이나 프로모션 코드 배포 제안 메일 역시 이 자리와 무관하다.

사이트 광고 게재 문의는 받지 않는다. 이 아카이브는 광고를 싣지 않는 정책을 유지한다. 배너 광고, 게재형 콘텐츠, 브랜디드 편지 어느 형태도 다루지 않는다. 이 방침을 오래 지키기 위해서라도 광고성 제안은 받아 두지 않는다. 사이트 개편이나 리디자인을 제안하는 대행사 메일도 마찬가지다. 사이트의 겉모습은 편지의 어투를 담을 그릇으로 오래 다듬어온 것이라서 외부의 개편 제안을 채택할 계획이 없다.

제보의 취급

학회 조직 위원회 내부의 문제나 발표자에 대한 민감한 제보가 도착하면 별도의 방식으로 취급한다. 이 아카이브는 저널리즘 매체가 아니라서 대규모 취재를 진행할 여력이 없지만 근거가 뒷받침되는 제보는 관련 매체나 커뮤니티에 조용히 연결해주는 식으로 반영할 수 있다. 이 과정에서 제보자의 신원은 명시적 동의 없이 외부에 공개되지 않는다. 다만 제보가 편지의 주제로 다뤄지는 경우는 드물다. 이 아카이브는 사건 보도가 아니라 참관 편지의 자리라서 그렇다.

미성년자의 편지 참여 요청도 드물게 도착한다. 학교의 소프트웨어 동아리에서 학회 참관 후기를 함께 정리하고 싶다는 문의가 그 예다. 이런 문의는 반갑게 받지만 이 아카이브의 편지 형식과 다른 경로로 연결하는 편이 더 잘 맞는다. 학교 동아리 블로그나 커뮤니티 사이트에서 자체 아카이브를 시작하는 방법을 짧게 안내한 답장으로 대신하는 경우가 많다.

편지에 등장한 인용문의 출처 표기가 부족하다는 지적도 자주 받는 종류의 제보다. 이 지적은 매우 반가운 편이다. 편지의 인용이 정확한 출처를 갖추어야 한다는 원칙을 이 아카이브도 공유하고 있어서 지적이 도착하면 원본 편지의 하단에 출처를 보완해두고 인용문 자체가 잘못 옮겨진 경우에는 문장을 다시 고친다.

제보 이후의 흐름

도착한 제보가 편지의 갱신으로 이어지는 경우 그 흐름은 대체로 이렇게 진행된다. 우선 발신자는 제보의 내용을 읽고 원본 편지의 어느 부분에 해당하는지를 확인한다. 근거 자료가 함께 도착한 경우에는 그 자료의 출처를 다시 살펴본다. 학회 조직 위원회의 공식 페이지, 논문의 저자 소개, 스폰서 기업의 공지 같은 자료가 근거로 자주 사용된다. 근거가 확인되면 편지의 본문을 수정하고 하단에 수정 사실을 짧게 남긴다. 이 수정 표시는 편지의 문맥 안에 자연스럽게 녹아들도록 다듬는다.

제보의 근거가 확인되지 않거나 제보자의 견해가 학회의 공식 자료와 다른 경우에는 편지를 그대로 두고 답장을 통해 그 사정을 설명한다. 이런 답장은 제보자의 견해가 틀렸다고 주장하지 않는다. 편지의 사실 관계가 특정 자료를 근거로 하고 있다는 점을 설명하는 데 그친다. 이후 새로운 근거가 도착하면 다시 검토한다. 이 태도는 편지의 정확성보다 편지가 근거를 갖추는 방식의 투명성을 우선한다는 뜻이기도 하다.

답장의 언어와 어투

이 아카이브의 편지가 반말로 쓰인다는 점 때문에 답장의 어투를 궁금해하는 문의도 종종 도착한다. 메일 답장은 편지의 어투와 달리 존댓말을 기본으로 쓴다. 편지는 낯선 독자에게 건네는 공적 형식의 반말이지만 메일은 특정한 개인에게 보내는 사적 통신이라서 결이 다르다. 이 구분은 처음 답장을 받는 방문자가 낯설게 느낄 수 있어서 미리 밝혀둔다. 문의자가 반말 답장을 원하는 경우에는 메일 본문에 그 취지를 남겨주면 반말로 답장한다.

답장의 길이는 문의의 성격에 따라 크게 달라진다. 사실 관계 정정 요청은 확인 한 줄과 감사 인사가 담긴 짧은 회신이 오간다. 학회 제안은 조금 더 긴 답장이 필요하다. 그 학회를 언제쯤 다룰 수 있을지, 지금 다루기 어려운 이유가 무엇인지 짧게 정리해 보낸다. 게스트 편지 제안이나 상호 링크 제안은 답장이 가장 길어지는 편이다. 이 자리의 성격과 제안의 결이 어떻게 맞물리는지 살펴본 뒤 응하지 않는 경우에도 그 이유를 남긴다.

연락 이력의 보관

오간 메일은 답장의 마무리 이후에도 일정 기간 수신함에 남는다. 후속 문의가 도착했을 때 이전의 맥락을 다시 불러오기 위해서다. 이 보관은 무기한이 아니고 정기적으로 정리된다. 문의자가 본인 메일의 삭제를 원하는 경우에는 요청에 따라 곧바로 지운다. 이 아카이브는 별도의 문의 데이터베이스를 두지 않으며 메일 서비스의 수신함 안에서만 이력이 관리된다. 같은 문의자로부터 여러 통의 메일이 이어지는 경우 이전 메일의 맥락을 살펴본 뒤 회신한다. 문의자의 관심 주제가 여러 학회를 아우르는 경우에는 각각의 학회에 대한 답장이 시차를 두고 도착할 수 있다.

문의자의 정보 보호를 위해 답장 이후의 스크린샷 공유나 인용은 하지 않는다. 학회 조직 위원회 관계자와 오간 메일이 편지의 사실 관계 검증에 결정적인 근거가 된 경우에도 그 메일의 원문을 편지에 옮기지 않는다. 편지에는 확인된 사실만 담기고 확인 과정에 오간 대화는 발신자의 기억에 남는다.